Genomföra projekt


Beskrivning

Genomförande av ett projekt består bland annat av att anskaffa resurser , bemanna projektet, följa upp projektets planer och hantera ändringar. Vidare ska du som projektledare upprätthålla löpande kommunikation och genomföra projektutvärderingar.

Innan genomförandet av ett projekt bör planering ha genomförts och en projektbeskrivning tagits fram.

Under genomförandet

Projektledaren

Projektledaren har självklart en mycket viktig uppgift under projektets genomförande. Det är projektledaren som ansvarar för att uträtta det han planerat i projektbeskrivningen. Att byta projektledare ska inte alltid ses som ett misslyckande, utan det kan vara projektet till godo. T.ex. kan en person vara mycket lämplig att genomföra planering och förberedelser, men en annan person mer lämplig för genomförande. Allting handlar om att utnyttja resurser på bästa sätt.

Starta upp

Det är ofta bra att markera inledandet av genomförandet med ett startmöte eller liknande, där förutsättningar och planering gås igenom av projektledaren. Vid systemutvecklingsmodeller där kraven förtydligas efter hand (dynamiska projektmodeller) påbörjas designfasen, där teknisk kravspecifikation utarbetas efter de funktionskrav som ställts i förstudien.

Rapportering

Rapportering är en viktig del i projekt. Exempel på dokument som kan användas under genomförandet är:

  • Lägesrapport från projektmedlemmar till projektledare (aktivitets eller resursnivå, resultat och avvikelser, arbetade timmar)
  • Lägerrapporter från projektledare till beställare och styrgrupp (projektnivå, resultat och avvikelse, arbetade timmar och bokförda kostnader).

Kommunikation

Informationsplanen är ett verktyg där planeringen för informationsförmedling samlas. I denna definieras vem som är mottagare för vilken information, varför, hur det förmedlas och när samt vem som är ansvarig.

Möten

Exempel på möten under ett projekt:

  • Informationsmöten - för att sprida och inhämta information
  • Arbetsmöte - för att lösa ett problem eller för att arbeta med en uppgift
  • Beslutsmöte - för att fatta och dokumentera beslut
  • Förhandlingsmöte - för att nå en uppgörelse
  • Granksningsmöte - för att säkerställa kvalite
  • Projektmöten ska hållas regelbundet.

Under ett projektmöte behandlas t.ex.:

  • Åtgärdslista (genomgång samt uppdatering)
  • Projektstatus
  • Kommande aktiviteter
  • Uppdatering riskanalys

Projektgranskning

Projektgranskning görs för att identifiera risker och brister före genomförandet startar. Delas in i bedömning av projektrisk och bedömning av projektkvalite.

Bedömning av projektpåverkan enligt tabell nedan:

PR-värde PQ brist
0 - 20% Bra 0 - 20%
20-40% Tveksamt 20-40%
40-60% Dåligt 40-60%
>60% Mycket dåligt >60%

Projektmognad anger hur väl anpassad för projekt som organisationen är, mellan nivå - nivå 5. Detta används sedan för att läsa hur väl projektet kommer följa budget m.m.

Uppföljning

Att direkt markera genomförda och godkända aktiviteter direkt i Tidsplanen är ett bra sätt att hålla koll på projektet. Även påbörjade aktiviteter kan markeras med en särskild färg. Detta kan också kallas Uppföljningsplan. En linje i tidsplanen som anger det aktuella läget för projektet kallas nulinjen. Är allt helt i fas är linjen obruten, aktiviteter som ligger efter skapar en puckel till vänster, de som ligger före skapar en puckel till höger.

Ekonomisk uppföljning
Vad gäller kostnader så kan de antingen bokföras helt när en aktivitet påbörjas, eller när en aktivitet avslutas, alternativt till 50% vid början och 50% vid slutet av aktiviteten.

Kvalitetsuppföljning
Ett paretodiagram är ett histogram som visar med vilken frekvens olika händelser inträffar, händelser som i problem i projektet.

Amerikanen Edward Deming utvecklade på 30-talet teorin om Den ständiga förbättringen, en teori som fått stort genomslag i japan under efterkrigstiden.

Leveranser

Varje fas eller delfas i ett projekt har minst en leverans som kan bestå av ett resultat, ett dokument eller en rapport. Den viktigaste leveransen är självklart när projektmålet är uppnått. Ett leveransunderlag bör tas fram för den sista leveransen, ett protokoll som både projektledare och beställare kan gå igenom och skriva under. Det som inte är färdigställt, hamnar på en restlista eller åtgärdsplan.

Lägga ned projekt

Man ska aldrig vara rädd för att lägga ner ett projekt som inte håller måttet. Allt för många projekt genomdrivs trots att gruppen vet att resultatet inte kommer hålla.

Mallar genomförande projekt